Kategorie

OptimiDoc

OptimiDoc je serverová aplikace, která vám pomůže zefektivnit práci s firemními dokumenty. Zjednoduší a urychlí práci vašim zaměstnancům, ochrání vaše dokumenty a sníží firemní náklady. To vše díky svým nástrojům pro zabezpečení, tisk, skenování, kontrolu nákladů a sledování stavu zařízení. Díky šifrované komunikaci Vám pomůže řešit problémy s GDPR.

Specifikace

OptimiDoc a GDPR

Šifrování OptimiDoc využívá protokol SSL pro komunikaci
mezi vaším počítačem a multifunčním strojem.
Díky tomu jsou vaše data šifrována a chráněna.
Autetizace Tiskový systém OptimiDoc s autentizací pomocí karty nebo PINu umožňuje uchovávat vaše dokumenty zabezpečené, dokud nepřijdete ke stroji, přihlásíte se a vytisknete si je.
Už žádné odcizené dokumenty s osobními údaji!
Monitoring Administrátor může sledovat aktuální dění v tiskovém prostředí. Díky tomu vidí kdo a co aktuálně tiskne, skenuje nebo kopíruje. Zároveň se však může podívat i na detail jednotlivých operací.
Anonymizace V případě, že váš zaměstnanec skončí, můžete snadno smazat informace o tiskových operacích.
OptimiDoc pomáhá anonymizovat zaměstnance
kdykoli budete chtít!
Náhledy úloh OptimiDoc uchovává náhled tiskových úloh vašich zaměstnanců. V praxi to znamená, že můžete kontrolovat, zda zaměstnanci nevytiskli
důvěrné dokumenty.
Uzamknutí zařízení OptimiDoc neumožňuje návštěvníkům nebo neoprávněným osobám uživatelům používat MFP zařízení. Díky tomu nikdo nemůže ukrást firemní dokumenty, protože je OptimiDoc vždy chrání.

 

Snímání dokumentů

Zajímá vás, proč jsou vaši zaměstnanci tak neefektivní? Možná ztrácejí veškerou energii tím, že se snaží něco naskenovat. Možná musí mnohokrát skenovat jeden papír, protože to nastavili špatně. Možná, že musí přepisovat mnoho dat z papíru do vhodného elektronického dokumentu, protože aktuální skenovací proces není komfortní. Nakonec zjistili, že skenování trvá déle, než ruční přepisování.

Snímání

Multifunkční zařízení (MFP) a skenery

Většina snímaných dokumentů se skenuje na MFP nebo externích skenerech. Aplikace umožňuje tomuto zařízení pracovat s metadaty a nastaveními skenování. Nejlepší ze všeho je to, že zařízení MFP bude zabezpečeno pomocí PIN, Login & Pass, Card nebo User List. Může být integrováno do stávajícího zabezpečeného systému společnosti. Existuje možnost předdefinovat přístupová práva pro uživatele, skupinu nebo oddělení.

 

Extrakce dokumentů z e-mailu

dokument pouze přepošlete na speciální e-mail, například print@livox.cz s přiloženým dokumentem. Ten bude automaticky převeden na požadovaný formát. Dále aplikace může extrahovat e-mail odesílatele a příjemce. Podle e-mailů je zachycený dokument spravován příslušným pracovním postupem a přiřazen správnému uživateli. Server OptimiDoc podporuje standardy IMAP / POP3 včetně šifrování SSL.

 

Mobilní aplikace pro rychlé skenování

Stáhněte aplikaci OptimiDoc a skenujte, kdykoli budete potřebovat. Aplikace používá mobilní fotoaparát pro snímání dokumentů, včetně pokročilého zpracování obrazu. Uživatel si může vybrat pracovní postup a také zadat metadata přímo do mobilního telefonu nebo tabletu. Aplikace je k dispozici pro platformy iOS a Android prostřednictvím MarketPlace nebo AppStore.

 

Zpracování dokumentu bez jakéhokoli zařízení? Ano! Pomocí "Hotfolders"

V případě, že již máte dokumenty v digitalizované podobě, musíte s nimi pracovat. Server OptimiDoc nabízí na tuto práci hotfoldery. Ty vám umožňují automaticky po nahrání dokumentu ho převést do libovolného formátu a poslat jej do vybrané složky.

Zpracování dokumentu

Dokumenty bez jakýchkoliv chyb

Aplikace zlepšuje kvalitu obrazu. Automatická detekce orientace stránky, Vyrovnání stran, Vylepšení kvality obrazu, Odstranění prázdných stran. Při skenování knihy rozděluje protilehlé stránky. Aplikace rozpozná orientaci stránky pro zpracování OCR.

 

Rozpoznávání čárových kódů

OptimiDoc podporuje více než dvacet čárových kódů 1D a 2D: Coda, EAN, UPC, PDF417, QR kód atd., Takže aplikace může pracovat s jejich hodnotou. Znáte nepříjemné kopírování vizitek? Seskenujte je a všechny kontakty budou přicházet přímo do vašeho seznamu kontaktů.

 

Hromadné zpracování skenování

Uživatel může skenovat spoustu stránek bez obav, že je bude muset rozdělit ručně. Aplikace odděluje stránky různými objekty, jako je čárový kód s regulárním výrazem, prázdnou stránkou, zónou textu / čárového kódu s regexem nebo předdefinovaným počtem stránek.

 

Konverze dokumentů na nejčastěji používané formáty

Používáme nejlepší technologii OCR (ABBYY FineReader SDK), což znamená, že dokumenty lze převést na docx, xlsx, pptx, sPDF / A atd. OCR navíc podporuje téměř 200 jazyků!

 

Zónové OCR

Nastavte zóny v strukturovaných dokumentech a pak můžete pracovat s extrahovanými daty. Aplikujte tyto parametry pro indexování, pojmenování nebo definici cílů přímo z dokumentu. Zóny jsou navrženy na webovém rozhraní serveru OptimiDoc. Pokud jde o separaci, zóny jsou jednou z možností rozdělení objemných dokumentů.

Archivace dokumentů

Vytvoření názvu souboru

Zachycený dokument je pojmenován podle parametrů metadat, které jsou extrahovány ze zón nebo jsou napsány uživatelem. Druhou možností je použití parametrů systému pro pojmenování dokumentů, jako je čas, datum, zařízení, uživatel atd.

 

Doručování dokumentů

Zaznamenané dokumenty je možné doručit do několika úložišť, jako je například server SharePoint, Fax Server, Disk Google, DropBox, E-mail, Složka, Script, FTP nebo OptimiDoc. Dále jsou dokumenty zpracovávány různě pro každý předdefinovaný hotfolder. Existují podporované podsložky pro definici metadat, včetně identifikace uživatele. Formáty PDF / TIF jsou podporovány pro zpracování dokumentů

 

Oznámení a zálohování

Přizpůsobte si upozornění, která vás informují o podrobnostech skenování. Druhou ochrannou funkcí je definovat umístění zálohy, kde jsou dokumenty uloženy automaticky v případě neúspěšných uložených dokumentů.

 

TISK

Zajímá vás, proč společnost zaplatí tolik za tisk? Možná váš zaměstnanec vytiskl trilogii Pána prstenů nebo někdo jiný tiskne stovky fotografií z dovolené každé září. Možná, že finanční oddělení tiskne barevné e-maily, a to i přesto, že stačí černobílé. Znáte tyto situace?

Řízení přístupu

Autentizace

Používáte firemní karty nebo preferujete PIN? OptimiDoc uzamkne zařízení / aplikaci, dokud se uživatel autentizuje kartou, mobilním telefonem, kódem PIN, přihlášením a heslem, seznamem uživatelů nebo kombinacemi. V případě použití karet jsou Uživatelům snadno přiděleny jeho přihlašovací jméno a heslo nebo PIN. Aplikace generuje kód PIN pro uživatele bez zabezpečeného přístupu pomocí e-mailového potvrzení.

 

Přístupová práva

Každý uživatel nebo oddělení potřebuje pro svou práci jiný rozsah funkcí OptimiDoc. Při úpravě práv tisku tak, aby zaměstnanci měli jen to, co potřebují, můžete snížit náklady. Aktivujte nebo deaktivujte funkce zařízení, jako je tisk, skenování, kopírování nebo barevnost podle práv předdefinovaných skupin nebo vyberte zařízení, které jim bude k dispozici. Pokud jde o replikaci skupiny, můžete je snadno zkopírovat ze služby Active Directory nebo LDAP.

 

Šifrování

Kompletní komunikace mezi serverem a zařízením může být zašifrována SSL včetně dat o tisku prostřednictvím IPP.

Tisk

Tiskové fronty / funce "Follow me"

Všechny tiskové úlohy uživatele jsou uloženy na serveru OptimiDoc, dokud je uživatel na vybraném zařízení nevyzvedne. Funkce "Follow me" chrání dokumenty před krádeží a ztrátou, protože díky identifikaci uživatele můžeme tisknout na libovolné zařízení. Uživatel se pouze přihlásí a vyzvedne si tiskovou úlohu. Druhou možností je přímý tisk. Přímá fronta je velmi podobná standardnímu tisku přímo na zařízení. Tisk pomocí přímé fronty OptimiDoc zajišťuje účtování pozdějších zpráv.

 

Uživatelské rozhraní přímo na panelu MFP nebo uživatelském mobilním zařízení

Uživatelské rozhraní je velmi jasné a strukturované. Zde můžete sledovat všechny tiskové úlohy, které jste odeslali. Navíc můžete snadno upravovat tiskové úlohy, jako je barva, oboustranný tisk, sešívání, počet kopií atd. V neposlední řadě můžete vidět náhled tiskových úloh, které chcete vytisknout.

 

Mobilní tisk

Uživatelské rozhraní OptimiDoc Server je také k dispozici na mobilních a tabletových zařízeních se stejnou funkčností. Aplikace umožňuje mobilní tisk prostřednictvím poštovního serveru nebo služby Google Cloud Print. Poskytuje přímý přístup k úložištím a složkám cloud. Jsou podporované cíle Google Drive, DropBox, Folder, One Drive nebo SharedQ.

Kromě toho podporuje dokumenty Office, PDF a obrázky bez instalace sady Microsoft Office.

 

Tisk pro hosty

Návštěvníci mohou tisknout prostřednictvím předdefinované e-mailové adresy. Po odeslání dokumentu přijde návštevníkovi z OptimiDoc přístupový kód k zařízení a server uloží tiskovou úlohu. Poté, co návštěvník získá přístupové kódy k zařízením, OptimiDoc nastaví předem definovaná práva.

Reporting

Účtování operací

Počet tištěných dokumentů lze vypočítat třemi způsoby. Všechny síťové tiskové úlohy jsou sledovány díky internímu analyzátoru pro úlohy PCL a PS. Druhou cestou je monitorování spooleru. To znamená, že OptimiDoc získává počet operací přímo z hardwaru zařízení MFP. Tato funkce umožňuje také počítat operace, které nebyly vytištěny pomocí přístroje OptimiDoc. Poslední možnost počítá pomocí sady SDK zařízení. Jedná se o nejpřesnější účetnictví včetně kopií a skenů.

 

Webové reporty

Ve webovém rozhraní OptimiDoc existuje mnoho typů přehledů. Základem je osobní přehled pro uživatele nebo si uživatel může zobrazit rozšířenou zprávu v závislosti na přístupových právech. Nad úrovní uživatele existují zprávy pro správce, které jsou rozděleny do kategorií, jako jsou zařízení, den, uživatel, umístění a oddělení. Systém filtrů usnadňuje vyhledávání. Ve webovém rozhraní je také klasická historie tiskových úloh, včetně informací o uživateli, stránkách, náhledu, stavu atd.

 

Pokročilé přehledy

Chcete pracovat s daty podrobněji? Připravili jsme šablonu aplikace Excel s přímým spojením s nástrojem OptimiDoc. Podporuje export do formátu CSV, XLS a HTML. Pokud chcete být informováni, přihlaste se k pravidelnému odběru reportů. Zašleme vám měsíčně potřebná data ve stejném rozložení jako v přehledu Excel. Pokud jde o velké společnosti, OptimiDoc podporuje OLAP krychle pro podnikové zákazníky s miliony operací.

Monitoring

Monitoring zařízení

pravidelně kontroluje jednotlivé stavy zařízení a spotřebních materiálů. Díky tomu může administrátor přímo přes webové rozhraní vidět co se děje v rámci tiskového prostředí a jednoduše reagovat na vzniklé problémy. V rámci monitoringu lze sledovat následují informace: Stav zařízení, Stav papíru v zásobnících, Stav tonerů, Stav ostatního spotřebního materiálu

Podporované stroje XEROX

OptimiDoc lze nainstalovat na všechny stroje vybavené technologií ConnectKey

AltaLink® B8045/B8055/B8065/B8075/B8090
AltaLink® C8030/C8035/C8045/C8055/C8070
VersaLink® C7020/C7025/C7030
VersaLink® B7025/B7030/B7035
WorkCentre® 5865i/5875i/5890i
WorkCentre® 5945i/5955i
WorkCentre® 7220i/7225i
WorkCentre® 7830i/7835i/7845i/7855i
WorkCentre® 7970i
VersaLink® B405
WorkCentre® 3655i
VersaLink® C405
VersaLink® C505
VersaLink® C605
WorkCentre® 6655i

Dokumentace ke stažení Dotaz k produktu
Mám zájem o více informací:

Přihlaste se k odběru novinek
Souhlasím

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Více informací